DBMail如何进行外发邮件的管理与控制?

DBMail邮件服务器企业版,是DB Mail Server的高级版本,除了拥有DBMail标准版的全部功能以外,还支持外信自动分发、经理自动得到外信副本、员工外信审核签发等高级功能。DBMail适合于需要严格控制管理外信收发、希望统一对外接口的高端企业客户。

下面以实际的案例来说明DBMail邮件服务器企业版是怎样对于收发外信是怎样管理的。如下表所示,我们假设公司的一个对外经理邮箱是sales@share.com,两个下属的内部员工帐号分别是:张三zs@share.com与李四ls@share.com。张三、李四以及经理三人名片上的联系邮箱都为sales@share.com,客户将通过sales@share.com与他们三人进行邮件通讯。

账号设置三种情况
对外统一邮箱, 经理: sales@share.com
下属内部员工, 张三: zs@share.com
下属内部员工, 李四: ls@share.com
例1: 客户直接发信到sales@share.com
例2:张三直接发信、或者收信后回信给客户
例3:客户回复张三的邮件以后回信给张三

案例1:客户直接发邮件到sales@share.com

客户拿到张三的名片后想要与张三邮件联系,只能直接发邮件到sales@share.com。经理邮箱sales@share.com收到客户的邮件以后,对于这封邮件有两种处理办法:一是手工处理,即由经理通过Webmail的邮件传递功能,指定某个员工答复客户;二是自动处理,即设置允许发过来的未指定姓名的邮件自动传递给所有下属员工,从而张三、李四都将收到客户的邮件。如果客户试图直接发信给张三帐号zs@share.com,则要看张三帐号是否有收外信的权限:如果没有收外信权限,则客户这封来信会被直接拒收;如果有收外信权限,则张三与经理邮箱都收到该封邮件。

案例1. 客户发信到地址sales@share.com
经理邮箱收到邮件,然后经理手工或自动传递该信副本给张三、李四

案例2:张三收到客户的邮件以后回复客户

经理、张三、李四都收到了客户的来信,假设这一次是由张三负责答复客户,则张三写好邮件发送。该信将先到达经理邮箱,在经理邮箱中保留发信副本,然后改由经理邮箱发向客户。虽然张三的邮箱是zs@admin.com,但这时客户收到的邮件的地址却是 "张三" <sales@share.com>,即发件人姓名是“张三”,但邮箱地址却被自动地换成了对外的统一邮箱sales@share.com。张三、李四所有的外发信件都会在经理邮箱中自动保留副本,经理在Webmail的邮件列表中将看到这封邮件是“张三=>客户”或“李四=>客户。”

案例2. 张三收到客户邮件后回复客户
经理邮箱收到发信副本,客户收到的邮件来自地址: "张三" <sales@share.com>

案例3:客户收到张三的邮件后回邮件给张三

客户收到的张三邮件的发信人地址是"张三" <sales@share.com> ,当客户在邮件客户端或Webmail中回复这封邮件时,目标地址大都会自动填写为 "张三" <sales@share.com>。客户的邮件发出以后,同样地是经理邮箱先收到,但这次与案例1有很大的不同,即这次收信地址中指定了姓名“张三”。这时DBMail会自动根据这个姓名将副本传递给张三,其它员工帐号不会收到这封邮件,从而保证了张三能够一直负责与该客户进行不间断的通讯交流。当然,经理邮箱中总是有张三所有的外信收发副本,经理随时可以传递邮件给其它下属员工处理。

案例3. 客户回复张三邮件将发往: "张三" <sales@share.com>
经理邮箱收到邮件,然后根据收件人姓名自动传递该信副本给张三(李四将不会收到)


2012-11-13 07:09
邮件服务器DBMail
邮件服务器DBMail V5.0 (更新2018.05.23)
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